Check-list complet
AUDITUL PÂLNIEI DE VÂNZĂRI ÎN CRM
Acest checklist te ajută să verifici dacă CRM-ul funcționează ca un instrument real de management al vânzărilor sau doar ca o bază de date cu clienți.
VEZI CHECK-LIST

Rezervați un training | Solicitați oferta

📞 +37360143300 • ✉️ salut@pss.md

1️⃣ Structura pâlniei de vânzări

Acest bloc verifică dacă structura pâlniei din CRM reflectă cu adevărat procesul real de vânzare al companiei. Etapele trebuie să fie clare, logice și să descrie pașii reali prin care trece clientul până la decizie. Dacă structura pâlniei este confuză sau formală, managerii vor muta tranzacțiile mecanic, iar CRM-ul nu va arăta situația reală a vânzărilor. Astfel CRM-ul tău se transformă într-o agendă scumpă pentru stocarea contactelor.
  1. Etapele pâlniei reflectă procesul real de vânzare din companie.
  2. Fiecare etapă are o definiție clară.
  3. Există criterii concrete de trecere între etape.
  4. Este clar definit timpul maxim în etapă
  5. Există criterii clare de plasare a tranzacției în ,,Refuz,, / ,,Lead în viitor,,
  6. Etapele nu sunt ambigue (ex. „client indecis”, „revine mai târziu”).
  7. Numărul etapelor este optim (5-8).
  8. Există etapă separată pentru lead nou.
  9. Există etapă separată pentru calificare (opțional)
  10. Există etapă separată pentru ofertă trimisă.
  11. Există etapă separată pentru negociere.
  12. Există etapă separată pentru acordul prealabil.
  13. Există etapă pentru vânzări amânate (lead în viitor).
  14. Etapă "Неразобранное" este deactivată și în locul ei este utilizată o etapă de sine stătătoare

2️⃣ Criterii pentru fiecare etapă

Acest bloc verifică dacă fiecare etapă din pâlnia de vânzări are reguli clare și criterii reale de calificare. Fără criterii concrete, managerii mută tranzacțiile mecanic sau „din optimism”, iar pâlnia nu mai reflectă situația reală a vânzărilor. Etapele trebuie să funcționeze ca filtre logice ale procesului comercial, nu doar ca etichete formale în CRM.
  1. Este clar ce acțiune trebuie făcută în fiecare etapă.
  2. Există reguli pentru mutarea tranzacțiilor în etapa următoare.
  3. Există o regulă clară pentru reîntoarcerea tranzacției într-o etapă anterioară.
  4. Managerii nu mută tranzacțiile doar formal.
  5. Pentru fiecare etapă este definit ce informație trebuie obținută de la client.
  6. Este clar ce rezultat concret confirmă că tranzacția poate trece în etapa următoare.
  7. Managerii știu ce întrebări trebuie să pună clientului în această etapă.
  8. Există o listă de acțiuni obligatorii pentru fiecare etapă (apel, întâlnire, ofertă etc.).
  9. Etapele nu sunt definite prin stări emoționale ale clientului (ex. „client indecis”).
  10. Etapele sunt definite prin acțiuni și rezultate concrete.
  11. Există criterii de calificare a clientului (buget, nevoie, decident).
  12. Managerii nu pot muta tranzacția în etapa următoare fără îndeplinirea criteriilor.
  13. Managerii știu când tranzacția trebuie recalificată.
  14. Există reguli pentru etapa de negociere (condiții, decident, termeni).
  15. Există criterii clare pentru etapa „ofertă trimisă”.
  16. Este clar în ce moment tranzacția devine „reală” și nu doar o oportunitate.
  17. Etapele sunt înțelese la fel de toți managerii.
  18. Există exemple concrete pentru fiecare etapă (training intern).
  19. Directorul poate verifica ușor dacă o tranzacție este plasată corect în etapă.

3️⃣ Câmpuri obligatorii

Acest bloc verifică dacă datele esențiale sunt colectate pentru fiecare tranzacție.
  1. Există câmp pentru sursa leadului.
  2. Există câmp pentru produs.
  3. Există câmp pentru valoarea tranzacției.
  4. Există câmp pentru manager responsabil.
  5. Există câmp pentru tipul clientului (persoană fizică/juridică, segmentare ABCD, client nou/repetat etc.)
  6. Există câmp pentru probabilitatea tranzacției.
  7. Există câmp pentru motivul pierderii.
  8. Există câmp pentru decidentul final.
  9. Câmpurile obligatorii nu pot fi omise (setarea restricțiilor).
  10. Opțional: pentru urgența nevoii clientului.
  11. Opțional: câmp pentru termenul estimat al deciziei.
  12. Opțional: câmp pentru prioritatea tranzacției.
  13. Opțional: câmp pentru bugetul estimat al clientului.
  14. Opțional: câmp pentru marja estimată.
  15. Opțional: câmp pentru principalul risc al tranzacției.

4️⃣ Comentarii și istoricul comunicării

Acest bloc verifică dacă CRM-ul reflectă real interacțiunea cu clientul.
  1. Fiecare contact este înregistrat corect (Nume, Prenume).
  2. Leaduri din rețele au nume/prenume/telefon, nu doar nick-name din rețele
  3. Comentariile sunt detaliate.
  4. Comentariile conțin deciziile clientului.
  5. Comentariile indică următorul pas.
  6. Comentariile sunt scrise imediat.
  7. Istoricul comunicării este complet.
  8. Apelurile sunt salvate și după fiecare apel managerul scrie un scurt rezumat.
  9. Mesajele sunt înregistrate.
  10. Întâlnirile sunt notate.
  11. Toate acte (oferte, contracte, proiecte) sunt atașate la tranzacția
  12. Nu există informații importante (contacte, decizii, bugete, asortimentul agreat) care sunt stocate doar pe suport de hârtie și nu sunt introduse în CRM

5️⃣ Activitatea managerilor

Acest bloc verifică dacă managerii lucrează activ în CRM și dacă activitatea lor este transparentă și reflectă situația reală a tranzacțiilor, fără manipulări sau activitate formală.
  1. Fiecare manager are cont propriu.
  2. Nu există conturi comune.
  3. Fiecare tranzacție are responsabil.
  4. Managerii folosesc CRM zilnic.
  5. Directorul vede activitatea managerilor și o monitorizează regulat.
  6. CRM-ul este instrument principal de lucru și de vânzări.
  7. Managerii nu lucrează în afara CRM.
  8. Managerii nu mută tranzacțiile artificial între etape pentru a „curăța” pâlnia.
  9. Managerii nu mută tranzacțiile în etapa „client indecis” pentru a evita închiderea lor.
  10. Nu există tranzacții „uitate” în etape fără activitate.
  11. Managerii nu mută data taskurilor doar pentru a evita restanțele.
  12. Nu există tranzacții fără task activ.
  13. Managerii nu creează tranzacții doar pentru a mări artificial volumul pâlniei.
  14. Managerii nu șterg tranzacții pierdute din CRM.
  15. Managerii nu păstrează tranzacții „moarte” pentru a arăta o pâlnie mare.
  16. Managerii nu marchează tranzacții ca „câștigate” înainte de semnarea contractului.
  17. Managerii nu mută tranzacțiile în etapa finală doar pentru raportare.
  18. Nu există diferențe mari între activitatea reală și activitatea din CRM.
  19. Managerii nu folosesc comentarii formale (ex.: „am discutat”).
  20. Managerii înregistrează fiecare contact cu clientul.
  21. Managerii nu mută tranzacțiile în etapa următoare fără acțiune reală.
  22. Managerii nu creează taskuri fictive pentru a simula activitate.
  23. Managerii nu mută tranzacțiile între etape pentru a evita analiza pierderii sau a vitezei de reacționare/procesare.

6️⃣ Managementul sarcinilor

Acest bloc verifică dacă fiecare tranzacție are acțiuni planificate și controlate.
  1. Fiecare tranzacție are task activ. Nu există tranzacții fără activitate.
  2. Există următorul pas clar.
  3. Taskurile au termen limită.
  4. Taskurile nu sunt mutate constant.
  5. Taskurile sunt vizibile pentru conducător/team-lead.
  6. CRM arată taskurile restante/expirate.
  7. Directorul vede taskurile echipei.
  8. Taskurile reflectă procesul real.
  9. Taskurile sunt parte din management operațional.
  10. Îndeplinirea taskurilor este discutată la ședințe operaționale
  11. (Opțional): Îndeplinirea taskurilor face parte din sistem de salarizare (unul dintre KPI organizaționali)
  12. Taskul este legat de o acțiune concretă (apel, întâlnire, ofertă), nu de formulări generale.
  13. Taskurile nu sunt formulate vag („revine clientul”, „de verificat”).
  14. Fiecare task indică cu cine trebuie contactat (client, decident, influențator).
  15. Există reguli pentru tipurile de taskuri (apel, email, întâlnire, follow-up).
  16. Taskurile nu sunt create retroactiv doar pentru raport.
  17. Managerii nu creează taskuri fictive pentru a arăta activitate.
  18. Taskurile nu sunt mutate automat cu câteva zile înainte de expirare.
  19. Nu există tranzacții cu serii lungi de taskuri amânate.
  20. Managerii nu creează taskuri prea îndepărtate în timp pentru a evita controlul.
  21. Există limită pentru numărul de taskuri restante pe manager.
  22. CRM arată clar taskurile restante.
  23. Managerii nu pot muta taskul fără a scrie un motiv.
  24. Există task obligatoriu pentru fiecare etapă a pâlniei.
  25. Nu există tranzacții în etape active fără task planificat.
  26. Taskurile reflectă logica procesului comercial, nu doar activitatea mecanică.
  27. Directorul poate vedea rapid care manager amână cel mai des taskurile.
  28. Există analiză periodică a taskurilor restante.
  29. Taskurile nu sunt concentrate artificial într-o singură zi.
  30. Managerii pot explica scopul fiecărui task din tranzacțiile lor.

7️⃣ Viteza reacției

Acest bloc verifică cât de repede reacționează echipa la leaduri și tranzacții și dacă viteza reacției este controlată sistemic, nu lăsată la discreția managerilor.
  1. Există indicator pentru timpul de reacție la fiecare etapă.
  2. Timpul de reacție este monitorizat de către conducerea.
  3. Există notificări automate pentru leaduri noi.
  4. Leadurile necontactate sunt vizibile.
  5. Managerii reacționează în aceeași zi.
  6. Leadurile sunt distribuite corect conform nivelului de încărcare al managerilor.
  7. CRM arată leadurile fără reacție în primele 30 de minute (Low-speed).
  8. Există raport pentru leaduri contactate cu întârziere.
  9. Directorul poate vedea managerii cu cele mai lente reacții.
  10. Leadurile primite în afara programului sunt tratate printr-un protocol clar.
  11. Există notificări automate pentru leadurile fără reacție.
  12. Managerii nu marchează „contact realizat” fără apel real.
  13. Există indicator pentru timpul până la trimiterea ofertei.
  14. Există indicator pentru timpul dintre contactele succesive cu clientul.
  15. CRM arată tranzacțiile unde nu a existat contact în ultimele 3–5 zile.
  16. Există analiză a vitezei reacției pe surse de leaduri.
  17. Managerii nu pot amâna reacția fără motiv documentat.
  18. Leadurile calde sunt tratate cu prioritate.
  19. Există reguli pentru numărul maxim de minute până la primul apel.
  20. Echipa știe standardul intern pentru viteza reacției.

8️⃣ Conversii și indicatori

Acest bloc verifică dacă CRM-ul oferă date reale despre performanța vânzărilor și dacă indicatorii permit identificarea rapidă a blocajelor și a comportamentului echipei în pâlnia de vânzări.
  1. Conversia între etape este măsurată.
  2. Conversia pe manager este vizibilă.
  3. Valoarea tranzacțiilor este vizibilă.
  4. Durata tranzacțiilor este măsurată.
  5. Valoarea medie a tranzacției este calculată.
  6. Leadurile sunt analizate pe surse.
  7. Există rapoarte de vânzări.
  8. Directorul poate analiza conversia.
  9. Blocajele sunt identificate.
  10. KPI-urile sunt definite.
  11. Conversia este analizată separat pe fiecare etapă a pâlniei.
  12. Conversia este analizată în funcție de sursa leadului.
  13. Conversia este analizată pe fiecare manager de vânzări.
  14. Există indicator pentru numărul mediu de contacte până la vânzare.
  15. Există indicator pentru numărul mediu de contacte până la pierderea tranzacției.
  16. Numărul tranzacțiilor care revin în etape anterioare.

9️⃣ Tranzacții pierdute

Acest bloc verifică dacă compania analizează pierderea tranzacțiilor și dacă aceste pierderi sunt folosite pentru a îmbunătăți procesul de vânzare, nu doar pentru raportare.
  1. Fiecare tranzacție pierdută are motiv.
  2. Motivele sunt analizate de către conducere.
  3. Există rapoarte de pierderi.
  4. Echipa discută pierderile la sedințele operaționale.
  5. Directorul verifică personal tranzacțiile pierdute și periodic contactează acești clienți pentru a verifica decizia.
  6. Motivele sunt reale.
  7. Managerii nu pot închide tranzacția ca „pierdută” fără comentariu detaliat.
  8. Motivele pierderii sunt structurate, nu doar câmp liber.
  9. Există diferență clară între motivele: preț, concurență, lipsa decidentului, lipsa bugetului, timing etc.
  10. Există categorie separată pentru „clientul nu a fost urmărit suficient”.
  11. CRM arată în ce etapă se pierd cele mai multe tranzacții.
  12. Se analizează după câte contacte se pierde tranzacția.
  13. Există analiză a concurenților care câștigă tranzacțiile pierdute.
  14. Există analiză a tranzacțiilor pierdute fără negociere reală.
  15. Directorul poate vedea managerii cu cele mai multe tranzacții pierdute după ofertă.

🔟 Integrarea și automatizărea

Acest bloc verifică dacă CRM-ul este conectat cu toate sistemele externe care ajută la funcționarea corectă și eficientă a CRM-ului
  1. CRM este conectat cu telefonia.
  2. CRM este conectat cu site-ul.
  3. CRM este conectat cu rețele.
  4. Leadurile din formulare intră automat.
  5. CRM este conectat cu emailul.
  6. CRM este conectat cu WhatsApp / Viber / Telegram.
  7. Apelurile sunt înregistrate.
  8. Leadurile sunt distribuite automat.
  9. CRM-ul este sincronizat cu 1C sau orice alt sistem de bază.
  10. CRM funcționează ca centru al vânzărilor.
  11. Leadurile din site intră în maximum câteva secunde în CRM.
  12. Nu există leaduri care ajung mai întâi în email și abia apoi sunt introduse manual în CRM.
  13. Leadurile din reclame (Facebook / Google) intră automat în CRM.
  14. Sistemul verifică și evită leadurile duplicate.
  15. Toate apelurile telefonice sunt legate automat de tranzacția clientului.
  16. Apelurile pierdute creează automat task pentru manager.
  17. Emailurile trimise clientului sunt salvate automat în CRM.
  18. CRM arată toate canalele de comunicare cu clientul într-un singur loc.
  19. Leadurile sunt distribuite automat în funcție de reguli (produs, regiune, manager).
  20. Există alertă automată pentru leadurile fără reacție.
  21. Leadurile sunt marcate automat cu sursa exactă de marketing.
  22. CRM poate detecta clienți existenți care revin.
  23. Toate datele despre client sunt sincronizate între CRM și sistemele interne.
Dacă ai parcurs acest checklist, probabil ai observat un lucru important:
  • De cele mai multe ori problema nu este CRM-ul. Problema este cum este gestionată pâlnia de vânzări și activitatea managerilor în CRM.
  • Dacă în audit ai identificat mai multe puncte problematice, înseamnă că o parte din tranzacții se pierd nu din cauza pieței, ci din cauza procesului de vânzare.
VREAU PÂLNIE EFICIENTĂ

Dacă vrei să înțelegi cum să construiești și să controlezi corect pâlnia de vânzări în CRM:

SOLICITAȚI CONSULTANȚĂ

VREAU PÂLNIE EFICIENTĂ

Dacă vrei să înțelegi cum să construiești și să controlezi corect pâlnia de vânzări în CRM:

  • participă la trainingul practic „Gestionarea vânzărilor prin pâlnia CRM”
  • programează o consultație individuală pentru analiza CRM-ului companiei talei
SOLICITAȚI CONSULTANȚĂ
CLIENȚI
ȘI PROIECTE REALIZATE.
150+ companii (retail, call-centre, B2B) • 50+ domenii • 100+ proiecte cu implicare operațională • 5.000+ angajați și manageri instruiți • 40.000+ apeluri, întâlniri și consultații analizate • Rezultate: creșterea conversiei +70%, cecul mediu de 3,2 ori, vânzări +30–200%
CATALOG DE TRAININGURI ȘI CURSURI
Trainingurile corporative se desfășoară pe bază de acord individual cu compania. Trainingurile deschise au loc o dată la 2-3 luni - vă recomandăm să rezervați locurile din timp
TRAINER:
SERGIU PLECHKOV.
  • Trainer în vânzări active cu experiență de peste 18 ani
  • Expert în implementarea scripturilor, creșterea cecului mediu și instruirea directorilor de vânzări
  • Lucrează cu domeniile: retail, call-centru, B2B
  • Peste 150 de companii instruite, 5.000+ angajați
  • Rezultate: creșterea conversiei cu +70%, cecul mediu de 3,2 ori, vânzări +30-200%
  • A analizat peste 35.000 de consultații și apeluri
  • Autor al bestseller-ului "Vânzătorul Milionar"
INFO DESPRE TRAINER
ADRESAȚI O ÎNTREBARE,
AFLAȚI PREȚUL ȘI DETALII.
Sunteți o companie mare, o afacere mică sau un antreprenor freelancer - vă răspundem cu drag.
Completați formularul sau sunați la 060143300
ȘCOALA DE VÂNZĂRI
INFO UTILĂ
INFO COMPANIE
"PSS - Plechkov Sales School"
Sergiu Plechkov - Trainer în vânzări active. Traininguri pentru echipele de vânzări.

© 2008-2026, "Plechkov Sales School" SRL
IDNO: 1012600008350